La gestion des informations concernant des produits peut rapidement devenir un vrai casse-tête notamment lorsque les canaux de distribution sont nombreux. En effet, si les données sont "éparpillées", les sources variées et les formats tout aussi hétérogènes, il y a de fortes probabilités que votre projet PIM se solde en échec. Voici les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour éviter les dérives.
Un PIM contextualisé et des objectifs bien définis
Afin que votre projet pim puisse répondre correctement à toutes vos attentes, vous devez le maîtriser du bout des doigts. Cela commence par la connaissance de votre entreprise, les difficultés auxquelles vous êtes confronté et qui ont amené à cette solution, ainsi que vos ambitions.
Vous serez donc amené à des échanges avec vos équipes pour analyser et restituer votre fonctionnement interne. Vous devrez alors faire un tour des sujets suivants : limites de votre réseau d’informations actuel, éventuels blocages au sein des équipes, difficultés qui entravent la vente des produits, matrice des risques. Il arrive qu’à un instant T, l’entreprise se retrouve dans une situation critique qui implique la mise en place d’un PIM. Cliquez ici pour en savoir plus.
Mais au-delà de l’identification des points bloquants, vous devrez également définir des objectifs à court et long terme pour que votre PIM s’inscrive dans une stratégie globale.
Projet PIM : désignation de divers participants
Le PIM doit, tout comme dans n’importe quel projet, disposer d’un référent. Au sein de votre entreprise, la personne désignée jouera un rôle transverse afin de fédérer les futurs utilisateurs futurs à des pôles variés (IT, digital, marketing, direction…). Ce responsable participera à tous les ateliers orientés vers chaque métier. Du côté de l’éditeur du projet pim, on pourra par exemple désigner un onboarding manager en charge de la phase d’accompagnement, aux côtés d’un référent technique de la solution. Cette étape constituera également pour vous l’occasion de faire la rencontre avec un Customer Success Manager dédié.
Il est important de choisir suffisamment des intervenants représentatifs (représentants métiers, utilisateurs-clés, DSI, etc.). Prenez votre temps pour intégrer correctement tous les concepts de l’option retenue, puis de bien entériner les solutions. Dans la mesure du possible, vous pourrez contribuer à la création d’un pilote, de manière à matérialiser ce travail de spécifications.
Cadrage métier : un processus incontournable
L’objectif d’un « Cadrage Métier » dans un pim est, dans un premier temps, de comprendre la manière dont une donnée produit est structurée et travaillée dans l’entreprise. Par la suite, il s’agira de modéliser l’organisation adaptée à la gestion de ces données.
Enfin, une fois que les acteurs et leur rôle respectif ont été définis, il y a lieu de mettre en œuvre un système de coordination et un process de validation des opérations de chaque utilisateur : cela constituera votre Workflow. Mais avant cela, vous devrez commencer par définir un Data-model, afin d’inscrire le PIM dans une logique axée sur le produit. Vous serez ensuite amené à « cartographier » les données.
Mise en place de l’accompagnement technique
Une fois tous les rouages prêts, bien réfléchis et appropriés par rapport à vos ambitions, il est temps de les alimenter et d’injecter les flux de données. Le but est ici d’ouvrir rapidement des vannes vers les ventes et divers autres canaux. Tout d’abord, il y a les flux entrants, qui permettent l’alimentation du PIM en données brutes, de manière à enrichir ces dernières. Une des sources sera notamment l’outil qui comptabilise les informations sur les nouveaux produits. Généralement, si les données sont textuelles, ce sera l’Entreprise Ressource Planning (ERP), qui fournit entre 10 et 30 % des informations dans les fiches produits. Le reste de la tâche sera facilitée par le PIM. Il ne s’agit pas uniquement de créer des flux, mais aussi de les gérer. Pour cela, il existe divers paramètres à maîtriser : fréquence de déclenchement de flux, moyens (FTP, API, CFTP…), formats de fichiers (jpg, png, etc.). Concernant les médias, les sources de collecte sont tout aussi variées : ERP, solution de studio photo, fichiers plats…
Un deuxième flux devra alors alimenter le PIM et associera chaque média aux fiches produits correspondantes, grâce au système de référence produit. Enfin, il y a les flux sortants, car une donnée produit s’assortit forcément de porte de sorties. Les flux sortants sont menés par exemple vers les canaux de vente. Grâce au PIM, les données produit pourront être facilement enrichies. Il faut en profiter pour effectuer les mises à jour simultanées dans tous les outils : ERP, Master Data management, outils de stocks…
D’autre part, il faudra étudier les flux sortants constituant les canaux qui permettent la diffusion des fiches produits, à savoir les flux site e-commerce, market-place, les portails produits ou les flux supports magasins physiques.
Tout cela devra également faire l’objet d’une cartographie. Cela concerne la collecte ainsi que les échanges des données produits.